ТЭТ Архив

ВИДЫ НАШИХ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ

Мы предлагаем несколько специализированных решений, которые путем небольшой доводки в процессе внедрения будут идеально встроены в ваши бизнес-процессы. Используются технологии импортозамещения.

ФОТОАРХИВ

С РАСПОЗНАВАНИЕМ ЛИЦ
Инновационное решение для государственных архивов, музеев, коллекционеров, историков, исследователей и обычных пользователей. В архив встроены функции распознавания и сравнения лиц, реализована технологическая цепочка ускоренной атрибуции фотографий.
АРХИВ БУХГАЛТЕРИИ
Наиболее популярный вариант нашей системы, ориентированный на использование в бухгалтериях, договорных и финансовых подразделениях компаний. Решение «заточено» на работу с документами бухгалтерского и налогового учета, насыщено функциональными возможностями, упрощающими решение конкретных бизнес-задач.
ТЕХНИЧЕСКИЙ АРХИВ
Ориентирован на хранение проектно-сметной документации, имеет встроенную подсистему автоматизации бумажного архива. Может быть интегрирован с CAD/CAM-системами. Позволяет подключать внешних пользователей: например, конструкторские бюро, производственные подразделения. Доступен 7х24х365.
КОРПОРАТИВНЫЙ АРХИВ
Наиболее универсальное решение, хороший вариант расширения корпоративного портала. Позволяет организовать удобное хранение контента подразделениями компании с учетом особенностей их работы с электронными и бумажными документами. Упрощает атрибутирование и поиск документов, поддерживает версионность.

ОСНОВЫ ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ ДОКУМЕНТОВ

Функции электронного архива, которые видны пользователю, кажутся простыми. Но это кажущаяся простота, современный электронный архив — средоточие технологий. В нем объединены средства распознавания изображений, инструменты надежного хранения и поиска данных, интеграционные сервисы для связи со смежными информационными системами.

Штрихкодирование

На каждом документе, помещаемом в архив, должен быть штрихкод. Он может быть внедрен в документ на этапе создания, например, в учетной системе или нанесен в виде готовой или распечатываемой этикетки перед сканированием.

Подробнее о технологии

Сканирование

Очень ответственный этап, от него зависит насколько успешно будут распознаны текстовая часть документа и штрихкод на следующем шаге обработки. Мы поможем подобрать сканеры, соответствующие вашим потребностям.

Распознавание

Этап выполняется автоматически с помощью специализированного ПО. Результатом обработки скан-образа является PDF-файл с возможностью поиска. Страницы получат правильную ориентацию, будут удалены перекосы и мелкие погрешности сканирования.

Хранение

Сочетание правильного аппаратного и программного обеспечения гарантирует надежное хранение вашего контента, в удобных структурах (библиотеках, наборах), с малым временем отклика на запросы практически любой сложности.

Использование

Контент будет всегда доступен для быстрого просмотра как из самой системы ЭА, так и из смежных информационых систем. При необходимости может быть настроен удаленный доступ к архиву по защищенному протоколу связи.

ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВА В БУХГАЛТЕРИИ

Существует множество задач, решение которых упростит электронный архив документов. Подавляющее большинство документоёмких бизнес-процессов с внедрением электронного архива заметно упростится. Вот лишь некоторые примеры:

Аудиторская проверка

Наличие электронного архива избавит ваших аудиторов (или ваших сотрудников, помогающих им) от необходимости заниматься подбором документов в процессе проверки. Вы просто допускаете аудиторов с правами «читателей» в те разделы электронного архива, в которых хранятся документы проверяемых периодов. Если вы разрешаете аудиторам в ходе проверки использовать вашу учетную систему, то и оттуда они смогут переходить к нужным документам. Таким образом, сроки проверок гарантированно снижаются, а их качество повышается.
Запрос из налоговой инспекции

Сотрудник, которому поручена подготовка на запрос из инспекции, выполняет поиск документов в электронном архиве, не вставая со своего рабочего места. Поиск осуществляется по любому сочетанию условий, например, можно указать контрагента и период, к которому должны относиться документы. Когда документы найдены, их можно выгрузить на компьютер пользователя. При этом будет автоматически сформирован Excel-реестр выгруженных документов. Далее документы передаются в инспекцию (в электронном виде или в виде распечатанных и заверенных копий).
Централизованная бухгалтерия

Создание централизованных бухгалтерий (общих центров обслуживания) – настоящий тренд последних лет. В филиалах и дочерних обществах оставляется только минимальное количество сотрудников, отвечающих за формальную проверку и сканирование поступающих извне документов. В течение 3-5 минут скан-образы документов становятся доступны бухгалтерам в центральном офисе. Бумажные оригиналы передаются на хранение в неспешном темпе, их отсутствие в централизованной бухгалтерии уже не влияет на процедуры бухгалтерского учета.